SURAT RESMI

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di mata hukum.

Bagian-bagian Surat Resmi

1.       Kop ( Kepala Surat )

2.       Nomor, Perihal dan tanggal

3.       Alamat Surat

4.       Salam Pembuka

5.       Isi surat

6.       Penutup

7.       Identitas Pengirim 

Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi

·         Terdapat Kop ( Kepala Surat )

·           Terikat pada penggunaan bahasa yang baku

Cara Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar

Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi yang baik dan benar, saya akan membahas masing-masing fungsi yang terdapat dalam bagian-bagian surat resmi.

Kepala Surat

Berfungsi untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat pengirim. Selain itu juga berfungsi untuk menunjukkan keresmian sebuah surat.

Nomor, Perihal dan Tanggal

Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan, kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat. Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat. Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat.

Alamat

Alamat surat terdiri dari dua macam,  yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain :

·         Sebagai alamat petunjuk langsungsung bagi penerima surat

·           Petunjuk arsip dalam menyimpan surat

·         Mempermudah petugas pos

·         Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda

Salam Pembuka

Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

Isi Surat

Dalam membuat isi surat resmi, penggunakan bahasa sangat perlu diperhatikan agar mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:

a. jelas, singkat dan padat

b.Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca

c. Menggunakan gaya bahasa yang santun,luwes, lugas dan menarik

Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban. 

Contoh Surat Undangan Resmi >>

Jenis-jenis Surat

Friday, December 6, 2013 8:37 AM

Surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, baik berdasarkan bentuk/ wujud, cara pengiriman, tujuan penulisan, sifat isi surat dan berdasarkan jumlah penerima surat.

Jenis Surat Berdasarkan Bentuk / Wujudnya

Berdasarkan bentuk atau wujudnya, surat terdiri atas :

·         Surat bersampul

·           Kartu pos                                        

·         Warkat pos

·            Memorandum

·          Telegram

Jenis Surat Berdasarkan Cara Pengirimannya

Berdasarkan cara pengiriman surat, surat dapat berupa :

·           Surat kilat

·          Surat tercatat

·         Surat Elektronik

Jenis Surat Berdasarkan Tujuan Penulisannya

Berdasarkan tujuan penulisannya surat, dapat berupa surat laporan, surat penawaran, surat permohonan,  surat keputusan, surat  panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat perintah, surat perjanjian, surat pemberitahuan,dll.

Jenis Surat Berdasarkan Sifat Isi Surat

Berdasarkan sifat isi surat, surat dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu:

·         Surat Dinas

·          Surat Pribadi

·         Surat Niaga

Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerima Surat

Ditinjau dari jumlah penerima surat, surat dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu :

·         Surat Perorangan

·            Surat Edaran

·          Surat Pengumuman

contoh format surat resmi yang sering digunakan oleh instansi baik pemerintahan maupun perusahaan antara lain sebagai berikut :

     1.       Format lurus Penuh ( Full block style )

     2.        Format Lurus ( Block style )

     3.       Format Seteng

     4.        Format setengah lurus ( Versi B )

     5.       Format lekuk ( Indented style )

     6.        Format paragraf menggantung ( Hanging paragraph style )

Contoh Surat Undangan Resmi

Wednesday, January 8, 2014 12:18 AM

Kop Surat

======================================================

Nomor : …                                                                      27 Januari 2013

Hal : Undangan Rapat

Lampiran : -

Yth. Bapak Adi Bayang

Manajer Marketing

PT Maju Bersama

Jambi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Maju Bersama untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Jum’at, 25 Maret 2012

Waktu : 09.00 – 11.00 WIB

Tempat : Ruang Bersama

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Andi Panama

Ciri-ciri Surat Resmi :

·         Menggunakan kop atau surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu

·           Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal

·           Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan

·         Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang bai

·          Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan untuk keperluan resmi, baik digunakan oleh kantor, organisasi, maupun instansi.

Bagian-bagian surat resmi :

1.       Kepala surat

2.       Tanggal

3.       Nomor surat

4.       Lampiran

5.       Hal

6.       Alamat tujuan

7.       Salam pembuka

8.       Isi surat

9.       Salam penutup

10.   Pengirim

11.   Tembusan

12.   Inisial

Tanggal Surat

Dalam penulisan tanggal dalam surat resmi harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, lihat contoh format tanggal dibawah ini.

Contoh penulisan tanggal yang benar : 13 Juli 2012

Contoh penulisan tanggal yang salah  :

Kuala Tungkal, 13 Juli 2012

Kuala Tungkal, 13-7 2012

Kuala Tungkal : 13 Juli 2012

13-Juli-2012

13 Juli 12

Salam Pembuka

Contoh beberapa salam pembuka yang benar dalam surat resmi :

Dengan hormat,

Salam sejahtera,

Assalamualikum Wr.Wb.,

Bapak....yang terhormat.

Alamat Tujuan

Contoh penulisan alamat tujuan surat resmi yang benar ;

Yth. Bapak Rangga

Kepala Tata Usaha

Kantor Penanggulangan Kebakaran

Jalan Beringin Ujung 13

Tanjung Jabung Barat

Penutup Surat

Contoh penutup surat resmi yang benar:

Atas kehadiran Bapak, saya ucapkan teria kasih

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan teria kasih

Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan saudara.

SUMBER : 

http://surat-resmi-id.blogspot.com/